你崩潰了嗎?Andy教我的7大任務管理技巧!

2018.12.16 07:40 AM

圖片來源:台灣映藝 

藝術反映生活,滿足人們精神需求的意識形態,我們透過藝術和其他人產生交感共鳴。全球的藝術工作者,從公開演講、展覽、現場表演、音樂會…等,這些觸及了各式各樣的藝術類型,從潮流、喜劇、浪漫、感人或記錄歷史,甚至有許多藝術家同時是創作者也是表演者。 

影音創作者在四週內要交付動畫影片、作家在六個月內要出版一本書、音樂製作人在一年內要完成一張專輯……由於各種原因,這樣的目標看起來很瘋狂。 

他們如何能確保完成每項任務而不讓自己崩潰?來看看他們的管理技巧。

 


技巧#1:打破

將每專案拆解為可管理的小任務,從里程碑、任務列表、任務到子任務。使用專案管理工具(Zoho Projects)定義層次結構並分配任務負責人、追蹤進度。用有效率的方法來管理看似瘋狂的目標。 





技巧#2:平衡

通過共享各項任務的內容、狀態,幫助團隊了解如何正確、即時的完成工作,或是在必要時重新分配工作任務。專案的資源利用率圖表,是一個很好的輔助,幫助你一目了然實現這個目標。 




技巧#3:溝通

“音樂總監在哪?”  “他正在美國進行錄音工作” “動畫大師呢?”  “恩…他正在旅行” “怎樣還沒看到這首曲的作詞?”   “作詞家還沒有靈感” 這是警訊嗎?如果你的團隊分佈在不同的地點,那麼聚在一起討論可能是一個非常大的挑戰。 進行線上對話,盡快做出決定。在專案中建立不同的對談主題,邀請參與者並討論想法,隨時隨地進行協作。 



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技巧#4:文件

當你發現從Line的對話中,作詞家傳給你的歌詞已超過下載時效,你試著從電子郵件的收件匣中篩選找了好幾個小時,你開始恐慌了。 專案管理平台同時提供文件共享文空間,團隊隨時上傳、編輯和查詢。


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技巧#5:計劃

將工作計劃可視化,這有助於評估自己的工作進度,了解自己是否領先或落後,並幫助你快速更改計劃以彌補損失的時間。 



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技巧#6:一一擊破

哪個任務出現了問題?想要解決問題的第一步是知道它們在那裡!這就是專案管理和問題追蹤齊頭並進的原因。 使用專案管理平台在發現問題時記錄所有,定義它們的嚴重性和優先級,並監控與修復。 



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技巧#7:升級並完成

特別是當嚴重影響客戶滿意及造成重大損失時。你不能妥協; 你必須完成。 針對經過一定時間的任務設定自動升級提醒。例如,建立一個警示器,將未解決的問題重新分配給可以執行此任務的其他團隊,這樣就不會產生額外的時間延遲。有了這樣一個自動運作的高效團隊,你可以完成比您想像的更多。 


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