使用艾森豪威爾矩陣，提高團隊生產力，杜絕窮忙！

Sat, 04 Dec 2021 13:24:14 +0800

使用艾森豪威爾矩陣，提高團隊生產力，杜絕窮忙！

艾森豪威爾矩陣，是以前美國總統名字命名，德懷特·艾森豪威爾在世界基督教協進會第二次大會上發表演講時說：“緊急的不重要，重要的永遠不緊急。

“艾森豪威爾矩陣"是從《高效能人士的 7 個習慣》一書的作者史蒂芬·柯維 (Stephen Covey) 中流行起來的，這是一種簡單且高效的基於你任務的重要性和急迫性來為它們加優先級的方式。通過一張簡單的表格，可幫助我們排除浪費不必要的時間在不需要的活動上。這樣我們就會清楚要在何處集中精力了。

那麼該如何在Zoho Cliq中做這樣的安排呢？

在每個工作期開始時，我們應該召開會議來計劃每週的特定任務。在與團隊討論工作期間的任務列表後，根據其緊迫性和重要性將這些任務分為四個象限。

第一象限：立即行動

既重要又緊急的任務應歸入該象限，因為它們需要優先排序並立即完成。這些通常包括需要交付給客戶的工作或產品發佈的一部分。在計劃一周的任務時，請確保在一周的前兩天內完成這些重要且緊急的任務，不要再拖延了。

Cliq 中可幫助您完成像限 1 中工作的功能：

1)狀態：這些讓我們能及時了解同事的狀態（空閒、忙碌或離開）。
2) DND：將你的 Cliq 設置為請勿打擾，讓同事知道你不希望任何人打擾，進而幫助你保持專注。

3)通話：語音/視頻呼叫你的同事，以更快的速度討論、澄清和完成任務。

4)螢幕共享選項：與同事共享你的螢幕，以便更清晰地討論任務。

5)白板：使用白板功能與你的團隊進行視覺協作。

第二象限：安排時間或稍後執行

不緊急但需要在一周內完成的工作應該歸入這個象限。完成象限1內的任務後，我們就可以開始處理第2象限的工作了。因此，在一周開始時，我們可以先設置提醒以在一周的晚些時候來完成這些工作，並使用調度程序來自動執行一些手動任務。

Cliq 中可幫助你完成象限 2工作的功能：

1)提醒：在Cliq中設置提醒，讓Taz Bot在指定時間通知您，讓你不會錯過任何任務。
2)斜線命令：使用/remind命令發送提醒。

3)調度程序機器：Cliq 中的調度程序有助於自動化我們所有日常任務。

第三象限：找個人幫忙

這個象限中的工作有點複雜。它們不像第一象限中的任務那麼重要，但它們確實需要立即完成。你應該將第3象限的工作委派給其他團隊成員，讓自己更專注在象限1的工作中。在委派這些任務時，確保將它們分配給合適的人以確保它們成功完成。

Cliq 中可幫助您完成象限 3 中工作的功能：

1)使用@mention 進行委派：通過在聊天中標記同事將工作分配給他們。

2)會議：使用音頻和視頻會議功能與您的隊友協作。

第四象限：移除它，不要做

商業教練公司 Maui Mastermind 最近的一項研究表明，員工每週浪費21.8 小時做不必要的工作。你的象限 4 中的任務既不重要也不緊急，所以不應該讓它們浪費你團隊的精力和時間。大多數人傾向於將大部分時間花在這些任務上，這可能意味著他們無法完成象限 1、2 和 3 中的任務。這些項目通常包括非生產性和多餘的任務，因此，消除第4象限中不重要的工作，對於工作效率是至關重要。

成為高效的團隊

與團隊一起遵循艾森豪威爾矩陣，可以幫助我們確定關鍵任務的優先順序，並消除不必要的工作，進而成為一個更強大、更高效的團隊。嘗試使用Cliq幫助你完成這四個象限中的任務，還可以幫助我們的團隊更好地協作並準時完成工作，同時有助於改善內部的心理健康，成為有幸福感的團隊。

雲梯賦能 - Blog #艾森豪威爾矩陣

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